Postituspalvelu on osa Visma Tampuurin tarjoamia palveluita isännöitsijöille. Postituspalvelun avulla isännöitsijän on aiempaa helpompaa ja vaivattomampaa lähettää asukasviestintään liittyviä kirjeitä, oli kyse sitten yhtiökokouskutsuista, tiedotteista tai laskuista.
Asukasviestintä on laaja kenttä, jonka piiriin kuuluvat muun muassa poikkeustilanneohjeet, yhtiökokouksiin liittyvät viestit, autopaikkoihin ja saunavuoroihin liittyvä viestintä, ilmoitukset talkoista sekä muut tiedotteet. Taloyhtiössä viestitään kahdelle ryhmälle: kiinteistön asukkaille sekä taloyhtiön osakkaille.
Perinteisesti asukasviestintää on hoidettu esimerkiksi porraskäytävän ilmoitustaulujen avulla, huoneistoihin jaettavilla lapuilla sekä postitettavilla kirjeillä. Erityisesti huoneistoihin jaettavat ilmoitukset sekä kirjeet ovat työllistäneet huoltoyhtiöitä ja isännöitsijöitä, kun tiedoksiantoja on niin printattu, kopioitu kuin jaettukin manuaalisesti tuhatmäärin.
”Isännöintialalla on todella tyypillistä, että tiedoksiannot ruuhkautuvat. Esimerkiksi keväisin lähetetään ensin kutsut yhtiökokouksiin ja sitten tiedotetaan päätöksistä. Eräskin isännöitsijä kertoi, että yhden taloyhtiön kokouskutsujen printtaaminen ja lähettäminen vaati häneltä kokonaisen päivän kopiokoneen äärellä. Postituspalvelun avulla prosessiin meni 20 minuuttia, eli palvelu säästi häneltä lähes kokonaisen päivän verran työaikaa”, kertoo Visma Tampuurin tuotepäällikkö Tero Topra.
Yhtiökokouskutsutkin onnistuvat vaivattomasti
Postituspalvelu on yksi osa Tampuurin tarjoamista palveluista isännöitsijöille. Palveluun on mahdollista luoda erilaisia vastaanottajaryhmiä: vaikkapa asukkaat, osakkaat tai taloyhtiön hallitus. Näille ryhmille voidaan palvelun työkalujen avulla luoda erilaisia aineistoja ja lähetyseriä, olivat kyseessä sitten kokouskutsut, laskut tai tiedotteet. Postituspalvelusta valitaan siis isännöitsijän toimesta lähetettäväksi haluttu aineisto ja vastaanottajalista – ja kirjeiden tulostus ja kuoritus sekä lähetys hoituu operaattorin kautta.
Kaikenlaiset tiedonannot vesikatkoista autopaikkojen aurauksiin talvisin hoituvat Postituspalvelun kautta paitsi kirjeinä, myös sähköposteina ja tekstiviesteinä. Erityisesti Postituspalvelu poistaa kuitenkin isännöitsijöiltä manuaalista työtä kirjeiden parissa, mikä helpottaa kausittain tulevia ruuhkahuippuja.
”Isännöintitoimistoille aiheuttavat päänvaivaa ennen kaikkea yhtiökokousmateriaalit, jotka sisältävät lukuisia eri dokumentteja taseesta talousarvioihin, kansilehtisiä unohtamatta. Näitä sitten printtaillaan ja koostetaan hiki hatussa. Postituspalvelun avulla näistä dokumenteista saadaan koostettua helposti niin printtiversiot kuin pdf-tiedostotkin ja samalla näihin yhtiökokouskutsuihin saa vaivattomasti tehtyä myös isännöintitoimiston mukaisen brändäyksen väreineen ja logoineen”, Topra kuvailee.
Postituspalvelussa ei ole erillistä sovellusvuokraa, vaan kaikki veloitukset tehdään sen käytön mukaan. Taloyhtiösivuille tulevat viestit ja sähköpostit voi palvelun kautta lähettää ilmaiseksi, kun taas kirjeistä ja tekstiviesteistä veloitetaan lähetysten mukaan. Postituspalvelu vähentää isännöintitoimistoiden kuormitusta resurssien ja käytetyn ajan suhteen, samalla tehostaen asukasviestintää.
