Kiinteistöjen huoltoon ja ylläpitoon kuuluu monenmoista tehtävää, joista nykyaikainen yritys pysyy kärryillä modernin toiminnanohjausjärjestelmän avulla. Näin kaikki huoltokirjaan liittyvät asiat ja pitkän tähtäimen suunnitelma pysyvät järjestyksessä yhden työkalun alla. Isännöitsijän ja huoltoyhtiön lisäksi hyödyistä nauttivat myös kiinteistön asukkaat.

Tyypillisimpiä huoltotehtäviä ovat kiinteistön asukkaiden kohtaamat arjen ongelmat. Lämmitys ei talven tullen pelaakaan tai jääkaappi on sanonut sopimuksensa irti, jolloin apua kaivataan huoltoyhtiöltä.

“Ihanteellisessa tilanteessa asukas ilmoittaa viasta suoraan järjestelmään, josta huoltohenkilön on helppo poimia tehtävä työlistalleen. Kun vika on ratkaistu, kuitataan tehtävä hoidetuksi samaan sovellukseen suoraan kohteessa älypuhelimen kautta. Kun huoltotyö on valmis, saa asukas siitä sähköpostin suoraan järjestelmästä. Näin prosessi pysyy suoraviivaisena ja kaikille osapuolille avoimena”, kuvaa Visma Tampuurin tuotepäällikkö Jani Puhakka.

Asukastyytyväisyyttä ja kiinteistön kuntoa ylläpidetään myös toimenpitein, jotka kuitenkin pysyvät näkymättömissä asukkaille. Hyvien digitaalisten työkalujen avulla asiat on helppo pitää järjestyksessä, mutta ilman, että kaikkia asioita tulisi muistaa itse.

Toiminnanohjausjärjestelmästä vauhtia arkeen

Kun palasia on monia ja vastuita kiinteistön eri osa-alueista on usealla toimijalla, voi kokonaisuutta olla vaikea hallita. Esimerkiksi Visman Tampuurissa kaiken pohjana on kohderekisteri, jossa sijaitsevat kaikki kiinteistön tarvittavat tiedot. Kohdepohjaisten roolien avulla tietoa on helppo jakaa oikeiden henkilöiden kesken.

Huoltokalenteri puolestaan pitää sisällään kaiken sen, mitä kohteissa kuuluu tehdä tiettynä ajankohtana. Kiinteistöissä on paljon viikoittaisia ja kuukausittaisia huoltotoimia ja tarkastuksia, jotka on hoidettava ajallaan. Hyvä järjestelmä pitää tehtävät tallessa ja edellyttää tarvittaessa kuittausta. Näin mahdolliset muutokset ja havainnot siirtyvät yhden huoltohenkilön muistista kaikkien tietoon ilman, että tiedonkulkuun syntyy katkoksia.

“Se helpottaa huoltoyhtiötä paljon, kun kaikki tiedot ovat samassa paikassa yhden sovelluksen alla. Käyttöpäiväkirjan puolelle on näppärä merkitä ylös esimerkiksi muutoksia laitteiden asetuksista ja toki talviaikaan auraus- ja hiekoituspäiväkirja varmistaa, että työt tulevat ajallaan tehdyksi, vaikka henkilöstö vaihtuisikin”, Puhakka summaa.

Kiinteistönhallintaan kuuluu paljon muutakin kuin huoltotoimenpiteitä. Laadunhallintaan kuuluu säännölliset tarkastuskierrokset huoltokalentrissa määriteltyjen tehtävien pohjalta. Näin seurataan, että työt on tehty kuten kuuluukin ja tilanne paikan päällä näyttää asianmukaiselta.

Digitalisaatio on kiinteistöalalle tervetullut, mutta prosesseja vielä opetellaan

Vaikka digitaaliset työkalut ja toiminnanohjausjärjestelmät alkavat olla arkipäivää monilla kiinteistöjä hallitsevilla tai huoltavilla yrityksillä, löytyy niiden hyödyntämiseen liittyvistä prosesseista vielä parantamisen varaa.

“Hienoinkaan järjestelmä ei auta, jos sinne ei käy koskaan kuittaamassa tehtyjä töitä tai kirjaamassa oleellisia huomioita. Ja kaikilla ei välttämättä ole minkäänlaista järjestelmää käytössä, jolloin tietoa löytyy silppuna erilaisista exceleistä ja yksittäisten sähköpostien uumenista”, Puhakka kuvaa.

Joskus huoltoyhtiö löytää itsensä myös tilanteesta, jossa huollettavana on useita eri kiinteistöjä, joista jokainen käyttää omaa järjestelmäänsä. Erilaisiin tunnuksiin ja pääsyoikeuksiin liittyvästä viidakosta pääsee kuitenkin vapaaksi ottamalla omalle yritykselle käyttöön toiminnanohjausjärjestelmän, jonka rajapinnat juttelevat muiden sovelluksien kanssa.

“Aika paljon omaa tekemistä voi tehostaa ja helpottaa hyvillä työkaluilla. Ja paljon osataan jo kysyäkin ominaisuuksien perään. Esimerkiksi mobiilikäyttöä kaivataan paljon, jotta tarpeelliset kirjaukset ja kuvat saadaan järjestelmään suoraan kohteesta. Samaten viestintäominaisuudet kiinnostavat etenkin asukastyytyväisyyden näkökulmasta, sillä tänä päivänä reaaliaikaista viestintää odotetaan”, Puhakka kertoo.

Lue lisää Tampuurin ratkaisuista kiinteistöjen huollon ja ylläpidon tarpeisiin!