Sähköiset asukaspalvelut säästävät niin asukkaiden kuin isännöitsijänkin aikaa. Ketterästi selaimen kautta jätettävät palvelupyynnöt siirtyvät suoraan käsittelyjonoon, jolloin niitä ei tarvitse enää vastaanottaa manuaalisesti. Lopputuloksena asiakaspalvelun laatu ja työn mielekkyys kasvavat merkittävästi.
Jos asukkaan päässä palvelupyynnöt hoituvat näppärästi yhden näkymän alta, ei niiden käsittely ole asiakaspalvelunkaan puolella juuri sitä monimutkaisempaa. Kun esimerkiksi sisäänmuuttoilmoitus on lähetetty, saapuu se automaattisesti työjonoon poimittavaksi.
“On todella käytännöllistä, että palvelupyyntöjä voidaan vastaanottaa suoraan Tampuuriin sen sijaan, että niitä etsittäisiin jostain sähköpostin syövereistä. Lisäksi asukas näkee palvelupyyntönsä tilanteen suoraan asukassivuilta, jolloin sen perään ei tarvitse erikseen esimerkiksi soitella”, kertoo Visma Tampuurin tuotepäällikkö Timo Varis.
Työjonosta tehtäviä voi tarkastella ja poimia käsittelyyn niin niiden saapumisjärjestyksessä kuin tiettyjen suodattimienkin avulla. Tämä helpottaa työtä merkittävästi silloin, kun haetaan juuri tietyt kriteerit täyttävää palvelupyyntöä. Yksinkertaiselta kuulostava prosessi ei kuitenkaan ole vielä kaikille isännöitsijöille ja vuokranantajille tuttu.
“Yllättävän usein näkee ja kuulee, että palvelupyyntöjä käsitellään sähköpostilomakkeiden kautta, joista vastaus saapuu jaettuun postilaatikkoon. Tuolloin joku käy sen pyynnön sieltä sitten hakemassa ja pahimmillaan siirtää käsin tiketiksi johonkin toiseen järjestelmään. Se on ollut aikanaan ehkä helppo ja nopea tapa helpottaa asukkaan asiointia, mutta hankaloittaa kyllä omaa tekemistä melkoisesti”, Varis toteaa.
Tiedonpuute kapulana digirattaissa
Sähköisten palveluiden tarkoitus onkin tehdä molempien osapuolien asioinnista vaivatonta. Erilaiset arkea helpottavat ratkaisut saattavat vaikuttaa kustannuseriltä, mutta niitä kannattaisi lähestyä ajansäästön ja loogisuuden näkökulmasta. Kasvanut tuottavuus ja tyytyväisyys tulevat pitkässä juoksussa edulliseksi, varsinkin jos laskee tarpeettomaan manuaaliseen työhön kuluvia tunteja.
“Halvat asukassivut käyvät äkkiä melko kalliiksi, jos siellä taustalla sitten käsin siirretään tietoja paikasta toiseen. Myös GDPR:n datan käsittelylle asettamia edellytyksiä on helppo noudattaa, kun tietoa ei ole pitkin poikin eri järjestelmissä. Monesti mennään joko vähän sieltä, missä aita on matalin, tai sitten ei vain yksinkertaisesti tiedetä millaisin keinoin omaa työtä voi keventää”, Varis kertoo.
Tampuurilla on tunnistettu esimerkiksi sellaisia yleisiä ja toistuvia rutiinitehtäviä, joihin suurin osa asiakkaista kaipaa valmiita ratkaisuja käytettäväksi joko sellaisenaan tai tarvittavan kustomoinnin kautta. Näitä ovat esimerkiksi erilaiset ilmoitusasiat, kuten nimenmuutokset, sisäänmuutto sekä perheeseen syntynyt vauva. Lisäksi vuokraan liittyviä pyyntöjä, reklamaatioita ja vuokraoikeuden siirtoja tehdään usein.
“Tampuurista löytyy kymmenisen kappaletta valmiita lomakkeita näihin yleisimpiin tilanteisiin. Lisäksi tarjoamme mahdollisuuden omien lomakkeiden määrittämiseen, jos sellaiseen on tarvetta. Paljon myös kaivataan mahdollisimman pitkälle automatisoituja lomakkeita ja prosesseja. Enemmän ja enemmän näihinkin asioihin aletaan kiinnittämään jo huomiota”, Varis summaa.
