Asunnon hakemiseen liittyvien liitteiden manuaalinen käsittely jää historiaan, sillä Tampuurin automatisoitu prosessi helpottaa sekä vuokranantajan että asunnon hakijan työtä. Mutkaton sähköinen palvelu parantaa niin tietoturvaa kuin asukaskokemusta.
Ennen kuin vuokranantaja voi tarjota tai luovuttaa asuntoa vuokralaiselle, on tiettyjen kohdekohtaisten ehtojen täytyttävä esimerkiksi lakisääteisistä syistä. Ara-rahoitettujen vuokra-asuntojen kohdalla laki säätelee tulorajaa siinä missä opiskelija-asuntoloita koskettaa omat spesifit säädökset.
Lakisääteisten tietojen lisäksi markkinarahoitteisessa vuokra-asumisessa on tyypillistä tarkistaa hakijan luottotiedot, sillä kotivakuutusta voi olla vaikea saada ilman niitä. Vuokranantajista noin puolet pyytävät liitteitä jo hakemusvaiheessa. Loput kyselevät esimerkiksi tulorekisteriotteen, esitäytetyn veroilmoituksen tai aktiivisten opiskeluoikeuksien perään ennen asunnon tarjoamista.
“Perinteisesti liitteitä kerätään ja käsitellään ihmisvoimin, jolloin siihen kuluu hirveästi aikaa. Joskus hakijat lähettävät vääränlaisia liitteitä tai ne ovat keskenään täysin eri formaateissa, jolloin manuaalisen työn määrä kasvaa entisestään. Onneksi liiteruljanssi on nyt automatisoitavissa”, Visma Siriuksella kumppanuuspäällikkönä työskentelevä Petri Harjula kertoo.
Liitepalvelun kautta vuokranantaja voi pyytää juuri omaan kohteeseen tarvittavia tietoja napin painalluksella. Asunnonhakijalle lähetetään linkki, jonka kautta tämän tarvitsee tehdä vahva tunnistautuminen vain kerran. Sen jälkeen palvelu kerää tarvittavat dokumentit eri rekistereistä ja toimittaa ne tietoturvallisesti rajapinnan kautta suoraan Tampuuriin selkeäksi raportiksi.
“Automaation avulla parin päivän homma kestää nyt 30 sekuntia. Se on aika paljon säästynyttä työtä, kun miettii, että vuokralaisille tarjotaan asuntoa Tampuurin kautta noin 200 000 kertaa vuodessa”, Harjula avaa.
Sujuva asunnon hakemisen prosessi rakentaa pohjaa hyvälle asukaskokemukselle jo alkumetreillä, mikä puolestaan johtaa pitkiin vuokrasuhteisiin. Parhaimmillaan kohentunut asukaskokemus näkyy vuokranantajan NPS-pisteiden nousuna.
Helppokäyttöinen liitepalvelu parantaa myös asuntoa hakevan tietoturvaa
Tampuurin Liitepalvelu voidaan ottaa käyttöön jo heti hakemusvaiheessa tai vasta asuntoa tarjotessa. Toimijakohtainen optimointi varmistaa, että palvelun kautta saadaan kerättyä vain ja ainoastaan tarvittavat tiedot.
“Opiskelija-asuntolassa saatetaan kaivata paljon hyvin spesifiä tietoa siinä missä toisen tyyppiselle vuokranantajalle vain tuloilla on merkitystä. Tietoturvan kannalta on hyvä, ettei esimerkiksi hakijan tulotietoja jaeta sellaisille tahoille, joilla ei olisi niille käyttöä muutenkaan”, Sequredin kehitysjohtaja Hannu Kaila kertoo.
Hitaita ja haastavia liitetiedostoprosesseja automaation ja robotiikkaratkaisujen avulla helpottava Sequred toimii Tampuurin liitepalvelun kumppanina. Yrityksellä on kymmenien vuosien kokemus tietoturvallisten ratkaisujen toimittamisesta.
“Tietoturvaa ja sen merkitystä ei voi koskaan korostaa liiaksi. Liitepalvelun käyttö tuo merkittävää parannusta myös liitteiden toimituksen tietoturvaan, sillä kaikki tieto ja liitteet liikkuvat suoraan järjestelmien välillä. Mitään ei jää pyörimään esimerkiksi sähköposteihin tai laitteiden kovalevyille”, Kaila jatkaa.
Kun vuokranantaja ottaa palvelun Tampuurissa käyttöön, ei tämän tarvitse tehdä muita toimenpiteitä. Liitepalvelun linkki generoituu automaattisesti haluttuihin viestipohjiin ja lähtee sitten vastaanottajalle aina oikeassa muodossa. Saapuneet liitteet ilmestyvät automaattisesti oikealle hakemukselle, josta käyttäjälle, esimerkiksi asiakaspalvelulle, lähtee myös ilmoitus.
