Henkilötietojen käsittely L7:ssa

 

Tausta

Tämä tietosuojaseloste auttaa sinua ymmärtämään mitä henkilötietoja sinusta kerätään, miksi henkilötietoja kerätään ja miten Visma Sirius Oy (“Visma” tai “me”) käsittelee henkilötietojasi L7 -järjestelmän toimittajana ja palveluntuottajana.

Henkilötiedot ovat tietoja, joista sinut voidaan tunnistaa henkilöksi, kuten sähköpostiosoite, kotiosoite ja puhelinnumero. 

 

Visma henkilötietojen käsittelijänä 

Visman asiakasyritys, esimerkiksi valmistavan teollisuuden yritys tai energiayhtiö, on henkilötietojen rekisterinpitäjä niille tiedoille, jotka käyttäjänä lisäät L7:aan ja joita käsitellään ko. sovelluksessa. Näissä tapauksissa Visma on henkilötietojen käsittelijä ja käsittelee henkilötietoja.

L7 -palvelun sopimusehdot määrittää Visman ja asiakkaan välillä tehty sovellusvuokraussopimus, joka sisältää myös tietojenkäsittelysopimuksen.

L7 -palvelussa useimmiten käsiteltävät henkilötiedot ovat mm. seuraavia tietoja:

• henkilön nimi,  sähköpostiosoite, henkilötunnus tai henkilönumero ja osoite, 
• työsuhteen ja palkanmaksun hoitoon liittyvät sopimus- ja pankkiyhteystiedot,
• Visman asiakkaan käyttäjien tiedot kuten käyttäjätunnus, nimi ja sähköpostiosoite

Edellä esitetty luettelo toimii esimerkkinä. Visman asiakas päättää mitä henkilötietoja se lisää L7 -palveluun ja mitä henkilötietoja käsitteleviä toimintoja se ottaa käyttöön. 

Visma käyttää L7 -palvelun tarjoamisessa alikäsittelijöitä. Kulloinkin ajantasainen listaus Visman  käyttämistä alikäsittelijöistä on saatavilla Visman Trust Centre -sivulta (https://www.visma.com/trust-centre).

Mikäli haluat pyytää henkilötietojesi poistamista, henkilötietojesi korjaamista tai tietoa siitä, mitä henkilötietoja sinusta käsitellään, sinun tulee olla yhteydessä Visman asiakkaaseen, joka hankkii L7 -palvelun Vismalta.

Saadaksesi aiheesta lisätietoja, voit olla yhteydessä Visman asiakaspalveluun.

 

Visma henkilötietojen rekisterinpitäjänä

Tietyissä tapauksissa Visma toimii henkilötietojen rekisterinpitäjänä. Visma toimii rekisterinpitäjän silloin, kun Visma määrittelee mihin tarkoitukseen ja millä tavalla henkilötietoja käsitellään, kuten esimerkiksi sovelluksen parantaminen, markkinointi ja tietoturvaan liittyvät tarkoitukset.

Kun Visma toimii rekisterinpitäjänä suhteessa henkilötietoihisi, soveltuu alla selostetut tiedot.

 

Tietoja henkilötietojen käsittelystä silloin, kun Visma on rekisterinpitäjä 

Mitä henkilötietoja Visma käsittelee?

Visma voi käsitellä seuraavia henkilötietoja: 

• Perustiedot kuten nimi, yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköposti)
• Käyttö ja verkkosivustojen liikennettä koskevat tiedot kuten käyttäjä ID, käyttäjätunnus ja IP osoite sekä käytetyn päätelaitteen tai selaimen tunniste. 

 

Miten henkilötietoja kerätään? 

Visma kerää henkilötietoja suoraan sinulta tai muilta asiakasyritykseemme suhteessa olevilta henkilöiltä. Mikäli asiakkaamme ostaa tuotteita tai palveluita Visman kumppanilta, Visma saattaa kerätä tietoja sinusta kumppanilta.

Visma käyttää myös evästeitä ja muita vastaavia seurantateknologioita, kun käytät sovellusta ja/tai palveluita optimoidakseen kokemustasi tuotteesta.

 

Miksi käsittelemme henkilötietoja?

Tämä tietosuojaseloste soveltuu silloin, kun Visma käsittelee henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin: 

Tuki ja palveluiden kehittäminen 

• Kehitämme ja parannamme tuotteidemme laatua, toiminnallisuutta ja käyttäjäkokemusta

Tietoturva

• Tutkimme ja ehkäisemme tietoturvauhkia ja väärinkäytöksiä sekä suoritamme ylläpitotoimia ja virheenkorjauksia

 

Mikä on henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste? 

Visman käsittelyperuste henkilötietojesi käsittelylle on oikeutettu etu, kun Visma käsittelee henkilötietojasi tietoturvaa, tukea, kehitystyötä varten. Henkilötietojasi käsitellään liiketoimintaan liittyvistä lähtökohdista emmekä usko, että toteuttamamme käsittely on ristiriidassa yksityisyydensuojasi ja vapauksiesi kanssa. 

 

Miten henkilötietojasi jaetaan? 

Koska Visma-konserniin kuuluu monia yhtiöitä, meille on tärkeää, että tarjoamme sinulle parhaan mahdollisen kokemuksen käyttäessäsi Visma-konsernin palveluita. Visma saattaa jakaa henkilötietojasi Visma-konserniin kuuluville yhtiöille. 

Visma voi myös jakaa henkilötietojasi ulkopuolisten kolmansien osapuolten kanssa seuraavissa tapauksissa:

Viranomaiset

Poliisi ja muut viranomaiset voivat pyytää Vismalta pääsyä henkilötietoihin. Näissä tapauksissa Visma luovuttaa tietoja vain, mikäli tietojen luovuttamista koskien on olemassa lainmukainen viranomaispäätös tai -määräys.

Käsittelijöiden käyttäminen

Visma solmii tietojenkäsittelysopimuksen käsittelijöidensä kanssa suojatakseen sinun yksityisyyteesi liittyviä oikeuksia, kun Visma käyttää henkilötietojen käsittelyssä käsittelijöitä. Mikäli käsittelijä sijaitsee EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella, Visma varmistaa puolestasi, että sillä on oikeudelliset perusteet kansainväliselle siirrolle hyödyntäen EU:n mallilausekkeita. 

Ajantasainen listaus käytettävistä käsittelijöistä on julkaistu tuotteen tietosuojasivulla.

 

Miten pitkään henkilötietojasi säilytetään? 

Visma säilyttää henkilötietojasi vain niin kauan, kuin se on tarpeen täyttääkseen käsittelyn tarkoituksen. Useimmissa tapauksissa henkilötietoja ei säilytetä pidempään kuin 3 vuotta viimeisimmästä rekisteröidystä toimenpiteestäsi lukien. 

Henkilötietojasi voi koskea erilaiset palautuskäytännöt riippuen henkilötietojen tyypistä ja niiden keräämisen tarkoituksesta. Voit olla yhteydessä Vismaan, jos haluat lisätietoja henkilötietojen poistamiseen liittyvästä prosessista. Visman yhteystiedot löydät tämän tietosuojaselosteen lopusta.

 

Mitkä ovat oikeutesi?

Sinulla on oikeus 

• saada pääsy henkilötietoihisi pyytämällä yhteenveto niistä henkilötiedoista, joita käsittelemme sinusta ja sinulla voi olla myös oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen tai saada tiedot itsellesi
  
• pyytää Vismaa korjaamaan ja oikaisemaan henkilötiedoissasi olevat virheet. Jos sinulla on käyttäjätili Visman tuotteeseen, pystyt yleensä tekemään tämän asetuksista (“Tilisi” tai “Profiilisi” -osiot).
• pyytää Vismaa poistamaan henkilötiedot.
• pyytää Vismaa rajoittamaan tai vastustaa Visman tekemää henkilötietojesi käsittelyä tämän tietosuojaselosteen mukaisesti tai muiden palvelukohtaisten ehtojen mukaisesti.

 

Voit lähettää tässä kohdassa tarkoitetut pyynnöt sähköpostiosoitteeseen privacy@visma.com tai olla yhteydessä tämän tietosuojaselosteen lopussa mainittuihin yhteystietoihin. 

Sinulla on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle Visman toteuttamasta henkilötietojen käsittelystä. 

 

Miten voit olla yhteydessä Vismaan?

Mikäli sinulla on kysyttävää Visman toteuttamasta henkilötietojesi käsittelystä, voit olla yhteydessä: 

Visma Sirius Oy (y-tunnus: 2081687-5)
Joensuunkatu 7
24100 Salo
tietosuoja.sirius@visma.com 

Tietosuojavastaava: 

Jukka Laitinen, jukka.laitinen@visma.com

 

Päivitykset

Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 06.06.2024.