Hallinnollisen isännöinnin piiriin kuuluu laaja kattaus erilaisia tehtäviä aina paperitöistä osakerekisterin ylläpitoon, vastikeseurantaan ja osakkaan muutostyöpyyntöihin asti. Osa hallinnollisen isännöinnin tehtävistä on lakisääteisiä, joten on äärimmäisen tärkeää, että kaikki tiedot ovat ajantasaisia, oikeassa muodossa ja helposti saatavilla. Toiminnanohjausjärjestelmän avulla tämä on mahdollista.
Hallinnollisen isännöinnin ydintehtävä on taloyhtiön tilanteen jatkuva kartoittaminen, oli kyse sitten lainoista, kirjanpidosta, osakerekistereistä tai remontti-ilmoituksista. Termin alle niputetaan yleensä kaikki laissa määritetyt hallinnolliset tehtävät. Tekninen isännöinti puolestaan keskittyy usein teknisiin tarpeisiin tai erilaisiin ongelmatilanteisiin. Yksiselitteistä rajaa hallinnollisen ja teknisen isännöinnin välille on kuitenkin vaikea vetää, sillä tehtävät usein limittyvät toistensa kanssa.
”Laissa määrätyt tehtävät, kuten isännöitsijäntodistus, lainahallinta, kirjanpito ja osakerekisteri on tehtävä aina tietyssä, lain vaatimassa muodossa. Toiminnanohjausjärjestelmän avulla isännöitsijä voi varmistua siitä, että dokumentaatio on toteutettu kaikkien vaatimusten mukaisesti. Järjestelmää päivitetään jatkuvasti, jolloin mahdollisuus virheisiin pienenee”, tiivistää Visma Tampuurin tuotepäällikkö Tero Topra.
Toiminnanohjausjärjestelmä toimii pilvipalveluna, eli tietojen tarkasteleminen järjestelmästä ei ole sidottuna vain konttorilla oleviin koneisiin. Pilvestä tiedot ovat aina saatavilla, kunhan vain nettiyhteys ja älylaite löytyvät. Järjestelmä on suunniteltu useille käyttäjille, joille voi määrittää erilaiset käyttöoikeudet työtehtävien ja tarpeiden mukaan.
Toiminnanohjausjärjestelmä apuna monessa
Erityisen käteväksi järjestelmä on osoittautunut asiakaspalvelussa. Soittajien tiedot pystytään joko hakemaan helposti puhelinnumerolla tai ne löytyvät palvelusta suoraan puhelinkeskusintegraation avulla. Vaikka yhteyttä ottava asiakas tai taloyhtiö ei olisikaan tuttu, järjestelmä pystyy hakemaan tarvittavat tiedot vaivattomasti.
”Toinen hyvin käytännöllinen piirre on muutostöiden hallinta -moduuli. Sen ansiosta kaikki muutospyynnöt saadaan näkymään sähköisissä palveluissa, kuten asuntoyhtiöiden osakassivustoilla. Koko muutostyörekisteriä voi päivittää sähköisesti ja samalla osakkaat voivat tarkastella, missä vaiheessa prosessi etenee”, Topra kertoo.
Asunto-osakeyhtiölain mukainen muutostyörekisteri-vaatimus astui voimaan vuonna 2010, ja pian edessä on uusi lain edellyttämä muutos: kaikkien taloyhtiöiden on liityttävä osakehuoneistorekisteriin vuoden 2023 loppuun mennessä. Osakkaiden osalta omistusten rekisteröinti on tehtävä 10 vuoden kuluttua yhtiön osakeluettelon siirrosta. Tämän uudistuksen myötä paperiset osakekirjat jäävät historiaan.
”Luonnollisesti muutoksesta aiheutuu kertaluontoisesti suuri tietojen päivitysvelvollisuus. Tampuurin toiminnanohjausjärjestelmään tulee osakeluettelon sähköinen päivitysmahdollisuus vuoden 2022 alkupuoliskolla, jolloin osakerekisterin saantoselvitysten aiheuttama työ ja päivittäminen poistuvat isännöintitoimistoiden harteilta Maanmittauslaitoksen vastuulle. Hallinnollisen isännöinnin puolella mennään jatkuvasti yhä digitaalisempaan suuntaan”, Topra sanoo.
Toiminnanohjausjärjestelmän avulla hallinnollinen isännöinti pysyy helposti ajantasaisena, kun kaikki taloyhtiön tärkeät tiedot löytyvät yhdestä paikasta. Samassa järjestelmässä näkyvät kätevästi niin hallinnollisen kuin teknisenkin isännöinnin tarvitsemat tiedot. Yhteisen ja ajantasaisen tiedon ansiosta taloyhtiöstä huolehtiminen on aiempaa järjestelmällisempää ja helpompaa.
